لا يعتمد اختيار أفضل برنامج محاسبة على عامل واحد فقط بل يعتمد على العديد من العوامل التي تعد مميزات يحتاجها صاحب الشركة أو المؤسسة لتسهيل العمل بها وللحصول على نتائج صحيحة ودقيقة، وقد تفكر في شراء برنامج محاسبة لأول مرة في حياتك وأنت لست على علم كبير ببرامج المحاسبة المتعددة، إذن فكيف تختار وما هي العوامل التي يمكنك الاختيار على أساسها، أولاً يجب أن تعلم بأن لكل شركة احتياجات محددة مختلفة عن غيرها من الشركات ومع وجود أصحاب الخبرة والانترنت الذي يمكنك من البحث عما تريد أصبح الأمر سهل لاختيار أفضل برنامج محاسبة.

ما المقصود ببرامج المحاسبة؟

يقصد ببرامج المحاسبة تلك الأنظمة الإلكترونية التي يتم برمجتها على الحواسب الآلية من خلال مبرمجين أو مهندسي البرمجة من أجل تحقيق النفع للمستخدمين التجار وأصحاب الشركات الكبيرة والصغيرة.

ويمكنك من خلال برنامج المحاسبة أن تتابع دفاتر حساباتك في الشركة وقيودك اليومية والمعاملات المختلفة، كما يمكنك مراقبة المصروفات والإيرادات.

هذا بالإضافة إلى وجود دليل حسابات جاهز وقابل للتعديل حسب احتياجاتك، بجانب إمكانية إدارة الأموال والأصول بين الفروع المختلفة في الشركة، مع متابعة التدفقات النقدية بدقة وأيضاً مراكز التكلفة والموازنة العامة، يمكنك أيضاً مراقبة الآداء مع وجود تقارير مفصلة عن الأرباح والخسائر لديك.

نصائح من أجل اختيار أفضل برنامج محاسبة مناسب لعملك

لكي تستطيع أن تختار أفضل برامج محاسبة مناسبة لشركتك أو عملك يجب أن يتميز البرنامج بالمميزات التالية:

برنامج محاسبة مناسب للميزانية

تختلف البرامج في تكلفتها من برنامج لآخر، لذلك يجب عليك قبل اختيار أي برنامج أن تعرف تكلفته المادية حتى لا تشكل عبء كبير عليك إن كانت أكبر من إمكانياتك.

ولكن غالباً يكون البرنامج الأغلى هو الأكثر مميزات فإن كنت تبحث عن أفضل برنامج فلا بد أن تعلم أنه سوف يكون الأعلى سعراً.

ومن الضروري أن تفهم كيف يتم مقارنة السعر بالنسبة للمميزات الموجودة في البرنامج، وعليك أن تتحقق من معرفة مااذا كان البرنامج يقدم نسخة تجريبية مجانية أو لا أو يقدم عرض توضيحي مفصل لاستخدامه قبل الشراء ودفع أموال.

في بعض الأحيان قد يتطلب الأمر دفع رسوم إضافية عند الحاجة إلى تحديث البرنامج، ولكن ذلك يحدث بعد فترة كبيرة من شراء البرنامج.

بعض برامج المحاسبة يتم شرائها من خلال اشتراك شهري أو سنوي وغالباً تباع في عبوات بهيكل تسعير متدرج يمكنك من اختيار ما تحتاجه بالضبط.

وإن صادفك برنامج يتقاضى رسوم شهرية فيجب أن تعرف الشروط قبل الاشتراك فيه، ويجب أن تحترس من الرسوم الإضافية التي قد تطلبها بعض البرامج لإنشاء الفواتير أو تشغيل التقارير أو توفير خدمة العملاء وتخزين البيانات.

أفضل برنامج محاسبة هو الذي يسهل عليك استخدامه

إن كنت من أصحاب المشاريع الصغيرة ولديك معرفة كبيرة في مجال عملك وليس لديك معرفة جيدة في مجال المحاسبة، ولا تريد أن تقضي معظم وقتك في استخدام الدفاتر، فيمكنك استخدام برنامج محاسبة يناسب جميع أنواع المهارات المختلفة، حيث أن بعض هذه البرامج بسيط ومخصص لغير المحاسبين وبعضها الآخر مصنوع للمحاسبين.

لكنك في النهاية يجب أن تبحث عن البرامج المجانية التي تساعد العملاء، كما إنك إن كنت بحاجه إلى تعلم مهارة جديدة فيوجد طريقة سهلة للتأكد من حصولك على المعلومات الصحيحة.