المساعد الإداري الوحدة:

المدير المباشر المدير الإداري

مسؤول عن

هدف الوظيفة:

القيام بالمساندة الإدارية وأعمال السكرتارية.

المهام والواجبات التفصيلية:

• تنظيم ملفات المكتب

• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير/المدراء المباشرين

• الإشراف على عمل موظف الإستقبال والمراسل

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قبل المدير/المدراء المباشرين

• التحضير لإجتماعات الإدارة الاسبوعية كتقارير متابعة العقارات خلال الاسبوع وعمل جدول عمل مع مدير المبيعات وتجهيز محاضر الإجتماعات وتوزيعها.

• تجهيز البريد اليومي ( المذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات وبيانات التحصيل … إلخ.

• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية بين ممثلي المبيعات والعملاء والشركات الأخرى.

• استقبال الفاكسات والرد عليها بعد تقديمها إلى مدير المبيعات وممثلي المبيعات.

• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الإنضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم مع مدير المبيعات.

• المساعدة في تجهيز مواد التدريب.

• عمل نماذج بروشورات شخصية لممثلي المبيعات.

• متابعة المهام الإدارية المتعلقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف .. إلخ.

• تجهيز كتب التعريف بممثلي المبيعات الجدد للمؤسسات والشركات المختلفة.

• متابعة بيانات الإدراج مع ممثلي المبيعات وإدخال وتحديث الإدراجات المستلمة من ممثلي التسويق بشكل مستمر.

• تجهيز عقود تسويق ( حصرية/تأجير) حسب الحاجة ووضع صيغ لها.

• تجهيز عقود الإيجار مع عملاء الشركة ومتابعتهم مع ممثلي المبيعات حتى إتمام وتوقيع العقود بين الأطراف المعنية.

• متابعة وإستلام وتسليم الكاميرا الرقمية بين ممثلي المبيعات وتحميل الصور على الكمبيوتر ثم تجهيز تقارير وصف العقار لعرضها على العملاء.

• القيام بكل ما يطلب منه بحدود معرفته وقدراته.

• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة.

العلاقات الوظيفية:

الإتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال، المدير الإداري، المدير التنفيذي، مديرالفرع، مديرالمبيعات، موظفي المبيعات.

مواصفات شاغل الوظيفة

الدراسة والتدريب

• مؤهل جامعي / دبلوم سكرتارية/ محاسبة

• شهادة ثانوية

الخبرة:

• لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال السكرتارية ، على أن يكون قد قضى منها على الأقل سنتين في شركة أو مؤسسة .

المهارات واللغات:

• التحلي بمميزات إدارية.

• المعرفة بعمل الشئون الإدارية وشئون الموظفين

• مهارات عالية جدا في التنظيم.

• المعرفة في التعامل مع أجهزة الفاكس والتصوير وغيرها.

• المعرفة في التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي

رابط مختصر للوظيفة https://www.wewez.com/jobs/go/?p=4321

هام! برجاء توخى الحذر من اعلانات النصب والاحتيال , الوظائف الحقيقيه لاتحتاج دفع اى رسوم او اموال عند التقدم لها. الموقع غير مسئول عن مثل هذة الاعلانات لذلك نرجو الابلاغ عن الوظائف الوهميه ليتم حذفها فورا